Pada tahun 1971, e-mel muncul sebagai satu revolusi dalam cara kita berkomunikasi di tempat kerja. Namun, menulis e-mel secara berterusan seringkali menjadi tugas yang membosankan dan melelahkan. Oleh itu, banyak syarikat sedang menggabungkan teknologi kecerdasan buatan (AI) untuk mempermudah proses menulis e-mel profesional.
Microsoft 365 Co-Pilot: Sahabat Baru Anda dalam Menulis E-mel
Microsoft, sebagai salah satu gergasi teknologi, telah memperkenalkan “Microsoft 365 Co-Pilot,” sebuah AI yang direka khas untuk membantu pekerja dalam tugas harian mereka. Alat ini akan diintegrasikan ke dalam Windows 11 serta Microsoft 365, yang termasuk perkhidmatan e-mel Outlook.
Melalui “Microsoft 365 Co-Pilot,” pengguna akan mendapat bantuan dalam menulis e-mel yang ringkas dan bebas ralat. Ia juga akan memberikan cadangan penambahbaikan dari segi kejelasan, keseluruhan ringkasan, dan penggunaan bahasa yang inklusif, menjadikan e-mel anda lebih profesional dan terperinci.
Sekiranya anda tertanya-tanya apabila alat canggih ini akan dilancarkan, ia akan tersedia untuk perniagaan pada 1 November. Sebelum ini, beberapa syarikat terkemuka seperti Visa, General Motors, KPMG, dan Lumen Technologies telah menguji alat ini selama beberapa bulan. CNN Business melaporkan perkembangan ini dengan yakin.
ChatGPT-4 dan Penggunaannya dalam Perisian Pejabat Microsoft
Selain itu, pada bulan Mac, Microsoft mengumumkan integrasi ChatGPT-4, teknologi kecerdasan buatan terkini daripada OpenAI, ke dalam perisian pejabat mereka. Ini termasuk Word, Excel, dan Outlook, yang membantu pekerja untuk menghasilkan kandungan berkualiti dan menjalankan komunikasi dengan lebih lancar melalui e-mel.
Baca lagi | 11 Manfaat Chat GPT Yang Boleh Mudahkan Urusan Anda Dengan Cekap
AI untuk Menulis E-mel: Syarikat Lain Turut Terlibat
Bukan hanya Microsoft yang terlibat dalam penggunaan AI untuk membantu pekerja menulis e-mel. Terdapat juga syarikat lain yang menyediakan perkhidmatan serupa. Salah satunya adalah Warmer.ai, platform yang membolehkan anda memperibadikan e-mel perniagaan dalam beberapa klik mudah.
Langkah pertama adalah menentukan “objektif” e-mel, sama ada untuk mengatur mesyuarat, menjawab pertanyaan, atau menghasilkan lalu lintas ke laman web. Setelah objektif ditentukan, anda hanya perlu memberikan maklumat penerima e-mel daripada spreadsheet Excel, profil LinkedIn, atau laman web.
Skor E-mel dan Pengoptimuman oleh Lavender.ai dan Emailtree.ai
Selain itu, terdapat platform lain seperti Lavender.ai dan Emailtree.ai yang bergantung pada teknologi untuk mengoptimumkan kesan mesej e-mel profesional kepada penerima. Platform pertama memberikan skor daripada 100 kepada draf e-mel anda sebelum mencadangkan cara memperbaikinya dari segi gaya, sintaks, dan panjang.
Baca lagi | Apakah itu Chat GPT? Dan Bagaimana Cara Menggunakannya?
Mengurangkan Beban Kerja dan Manfaat Kesihatan Mental
Penyelidikan menunjukkan bahawa pekerja menghabiskan purata 11 jam seminggu untuk merangka e-mel dan 2-3 jam sehari untuk memeriksa dan menjawab mesej. Tekanan untuk sentiasa bertindak balas secara cepat kepada e-mel kerja dapat menyebabkan tekanan dan kebimbangan tambahan.
Kebaikan yang dapat diperoleh melalui penggunaan teknologi AI dalam menulis e-mel juga terpancar kepada kesihatan mental pekerja. Keupayaan untuk menguruskan komunikasi dan permintaan dengan lebih cekap boleh mengurangkan tekanan serta meningkatkan fokus dan kesejahteraan.
Dengan perkembangan teknologi AI yang semakin pesat, kita mungkin akan menyaksikan peningkatan dalam cara kita berinteraksi dengan e-mel di tempat kerja. Melalui perkakasan seperti “Microsoft 365 Co-Pilot” dan platform lain, pengguna akan dapat menulis e-mel dengan lebih lancar, profesional, dan tanpa banyak beban. Dalam jangka panjang, ini akan membantu pekerja mencapai keseimbangan antara kerja dan kehidupan serta kesihatan mental yang lebih baik.
